Uma parceria entre o Programa de Gestão Documental (Proged), do Governo do Estado, e a Universidade do Espírito Santo (Ufes) proporcionará uma melhoria na gestão documental nos órgãos e entidades do Executivo Estadual e uma nova experiência profissional aos estudantes do curso de Arquivologia da instituição.

Com a iniciativa será desenvolvida a aplicação de procedimentos e técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando à destinação final adequada de documentos produzidos na Administração Estadual.

As atividades serão realizadas de acordo com a carga horária das disciplinas ofertadas no semestre, geralmente 30 ou 60 horas e correlacionada com as demandas do Estado.

“A parceria é de suma importância uma vez que a Universidade utiliza os arquivos dos órgãos do executivo estadual como laboratório para os alunos, e por outro lado o Estado ganha mão de obra técnica para colaborar nas atividades relativas à gestão de documentos”, destacou Wagner Bianchi, coordenador de Gestão de Documentos/APE e membro do Comitê gestor do Proged.

Segundo Sheila Ribeiro Fernandes, membro do comitê gestor do Proged, “dentre os benefícios da organização do acervo documental estão a facilidade e o dinamismo na consulta dos documentos, a preservação da memória-técnica documental, a desocupação de espaço físico, o alcance de um Governo Digital e, sobretudo, a redução de custos significativos para o Estado e a colaboração na formação de futuros profissionais para o mercado de trabalho”.

Os órgãos interessados em participar deverão observar as instruções disponíveis no site do Proged (www.proged.es.gov.br), para aderir ao projeto.

Parceria em execução

Durante o segundo semestre de 2016, um grupo de futuros arquivistas compareceram ao acervo da Seger e movimentaram aproximadamente 200 dossiês de um total de quase 3.000, contendo processos e documentos de imóveis de todo o Estado.

A atividade envolveu triagem, identificação, catalogação, inventário e digitalização dos documentos. As atividades foram realizadas nas salas com arquivos históricos do patrimônio imobiliário do Estado, garantindo a guarda de documentos com critério e técnica especializada.