O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (E-Docs) está com uma nova versão que já pode ser acessada pelos usuários por meio do site https://edocs.es.gov.br/. As modificações foram promovidas pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), em parceria com a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger) e o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES). 

Uma das principais mudanças foi a integração ao E-Docs do sistema E-Flow, responsável por simplificar o processo de protocolar documentos digitalmente. Também faz parte das alterações o layout da tela inicial do sistema, o que proporciona uma maior usabilidade e facilidade no acesso aos recursos da solução.

Com um design mais limpo, os usuários podem identificar de forma mais rápida os botões de captura e de elaboração de documentos, por exemplo. Também foi criado o Acesso Rápido, onde estão as funcionalidades (Elaboração de Documento, Perfil do Usuário, Favoritos e Área de Transferência).

Produtividade

Outra modificação importante foi a possibilidade de os gestores concederem e revogarem permissões de acesso a recursos do E-Docs. O principal benefício dessa iniciativa é proporcionar mais autonomia e menos sobrecarga para os pontos focais (responsáveis em cada órgão pelo uso do sistema). 

Mais uma novidade é o item Favoritos, que permite marcar os processos e encaminhamentos da preferência dos usuários. Assim, é possível ser notificado a cada andamento do encaminhamento ou processo favoritado pelo usuário.

Também foi disponibilizada uma nova área de Documentos com recursos para elaborar documentos e fazer uploads de PDF, de vários PDFs em lote, de áudio e de vídeo. Para facilitar o uso do E-Docs, o sistema conta com vídeos e tutoriais que explicam detalhadamente as funcionalidades.

As mudanças continuarão no sistema nos próximos meses. Está em fase de teste pelos servidores da Seger, APEES e Prodest a nova Caixa de Encaminhamentos, que permite uma organização das pastas relacionadas a cada encaminhamento, o que favorece o aumento da produtividade.

“É bastante positivo promover alterações que possibilitem o uso mais prático do E-Docs. Afinal, esse sistema já é adotado por todos os órgãos do Poder Executivo Estadual e por várias prefeituras no Estado. Com essas mudanças, a ferramenta contribuirá bastante para a melhoria da qualidade dos serviços públicos e, consequentemente, no atendimento ao cidadão”, enfatizou o diretor-geral do Prodest, Marcelo Cornélio.

Informações à Imprensa:

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