Representantes de Recursos Humanos (RH) de várias secretarias e órgãos do Governo do Estado e dos municípios participaram do “Encontro de Boas Práticas: Ações do RH no E-Docs”, organizado pela Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), com apoio do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES). 

O objetivo da atividade, realizada nesta sexta-feira (07), foi orientar os participantes sobre como usar o sistema E-Docs de forma estratégica na gestão dos documentos dos servidores e nas rotinas de organização digital do setor de Recursos Humanos. 

“O Espírito Santo vem se consolidando como referência nacional na expansão do processo eletrônico para os municípios. Essa transformação só é possível graças à dedicação das equipes estaduais e municipais que compreenderam o E-Docs não apenas como uma ferramenta, mas como um novo modelo de gestão pública — mais colaborativo, eficiente e transparente”, destacou o subsecretário de Inovação na Gestão da Seger, Davi Salgueiro. 

A subsecretária de Estado de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, Heyde Lemos, reforçou que a transformação digital exige mais do que a adoção de novas tecnologias — requer uma mudança cultural dentro dos órgãos públicos. “O E-Docs simboliza uma nova forma de trabalhar. Quando os servidores entendem o propósito do sistema, passam a enxergar nele uma oportunidade de aprimorar a gestão de pessoas e garantir maior qualidade e segurança das informações funcionais”. 

A ação integra o Projeto Estratégico E-Docs nos Municípios, iniciativa que fortalece a transformação digital nas prefeituras capixabas, por meio de cooperação técnica com o Estado. 

Encontro de Boas Práticas: Ações do RH no E-Docs 

No decorrer do encontro de Boas Práticas, foram compartilhadas experiências do cotidiano de trabalho e apresentadas soluções voltadas à padronização, organização e modernização dos processos funcionais dos servidores. Também foi enfatizada a importância do E-Docs como ferramenta de apoio à gestão documental e à modernização da administração pública municipal. 

Na ocasião, as equipes de Recursos Humanos da Seger apresentaram as práticas adotadas pela secretaria na estruturação e digitalização das pastas funcionais, demonstrando como o planejamento e a padronização dos processos internos têm contribuído para uma gestão mais moderna, eficiente e estruturada. Foram abordadas ainda estratégias de uniformização de portarias e decretos, o planejamento da contratação de empresas especializadas em digitalização e a metodologia utilizada na disposição dos documentos digitalizados dentro do sistema. 

O Arquivo Público também fez uma explanação referente às funcionalidades do módulo de digitalização desenvolvido pela autarquia, o qual otimiza a inserção e a gestão de documentos no E-Docs. Além disso, foram discutidos os próximos passos e desafios voltados para o fortalecimento da preservação digital e à melhoria da organização dos processos nos municípios. 

E-Docs 

O E-Docs é o sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos do Governo do Estado, utilizado atualmente por todos os órgãos estaduais e em expansão para os municípios, com o objetivo de substituir o papel, garantir autenticidade documental e dar mais agilidade aos trâmites administrativos. 

Informações à Imprensa:

Assessoria de Comunicação da Seger

Vitor Possatti Rodrigues

Carolina Paixão (Respondendo)

carolina.ferreira@ipajm.es.gov.br